ویژگی های نرم افزار اتوماسیون اداری

در مقالات گذشته مطالبی راجع به آشنایی با اتوماسیون اداری و اینکه اتوماسیون اداری چیست در اختیار مطالعه کنندگان عزیز قرار دادیم. در این مطلب نیز سعی داریم شما را در انتخاب یک اتوماسیون اداری مناسب و کارآمد برای شما یاری کنیم.

ویژگی هایی که برای داشتن یک نرم افزار اتوماسیون مناسب باید در نظر گرفت:

الف – داشتن بروزرسانی های روز در سیستم اتوماسیون:

اگر یک سیستم اتوماسیون آپدیت نباشد و فرآیندها و داده ها ی خود را بروز نکند کاربران به اجبار از ترفندها و ورژن های قدیمی سیستم باید استفاده کنند که این امر باعث پیچیده شدن و کندی سیستم می شود.

ب- عقب ماندن از  فناوری های جدید دنیا برای تحلیل و توسعه سیستم اتوماسیون

پشتیبانی نکردن نرم افزار از فرآیندها و عملکردهای مکانیزه جدید که دیده شده بسیاری از این نوع نرم افزارها برای کار با فرآیندهای سازمانی مناسب نیست.

پ) عدم پیچیدگی های نامناسب

در بسیاری از نرم افزارهای اتوماسیون اشتباهی که شکل می گیرد این است که تعریف و محدودیت سطوح دسترسی تا ریزترین جزییات تا حدودی جایگزین تقویت سهولت و اشتراک‌ پذیری اطلاعات و دانش سازمانی می شود.در این امر بوروکراسی نرم‌افزار از بوروکراسی سنتی پیشی می‌گیرد.

ت) رابط کاربری مناسب:

می توان گفت در هر سیستمی رابط کاربری حرف اول را می زند و از نیازهای اصلی آن توجه به اصول های روانشناسی می‌باشد. استفاده از طیف رنگ های مناسب ، استفاده مناسب و کاربردی از آیکن ها ، جداسازی و چشم نوازی صفحات و پیروی از اصول های واحد از قوانین پایه آن می باشد به شکلی باشد که کاربر حس اعتماد و اطمینان پیدا کند. سوئیچ بین صفحات باید در پایین ترین سطح و زمان صورت بگیرد که متاسفانه در بسیاری از نرم افزارها این قوانین رعایت نمی شود.

ث) تحت وب بودن نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری:

هنوز هم هستند شرکت هایی که نرم افزارهای اتوماسیون تحت ویندوز را ارائه می دهند،شرکت های دیگری نیز هستند که ادعا دارند سیستم آنها تحت وب می باشد اما برای اجرا و کار با ان نیاز به تنظیمات گوناگون بر روی مرورگر است که سرعت سیستم را از بین می برد. در ادامه از چگونگی تحت وب بودن یک سیستم اتوماسیون و مزایای آن خواهیم گفت.

ج) امنیت در اتوماسیون تحت وب:

زمانی که اسم اینترنت و وب وسط می آید کاربر دغدغه از امنیت اطلاعات خود را دارد که آیا نرم افزار مورد استفاده آن توانایی محافظت و نگهداری اطلاعاتش در مقابل حمله های سایبری را دارد یا خیر؟ اگر شرکت های ارائه دهنده نرم افزار نتوانند کاربر را قانع و پشتیبانی کنند ، مدیران برای استفاده از نرم افزار ریسک نمی کنند.

• گواهینامه امنیتی از گروه اشیانه

• امکان کپچا جهت جلوگیری از حمله رباطها

• امکان گرفتن مک ادرس سخت افزار مدیران برای جلوگیری از هر گونه حک و یا حمله سایبری

مقاومت کاربران در خصوص استفاده از سیستم اتوماسیون اداری:

برخی از کارمندان سازمان ها به دلیل نگرش سنتی و قدیمی که در پیگیری کارها را دارند سخت به اتوماسیون اداری اعتماد می کنند و نامه‌ها و درخواست‌هایشان را به شکل قبل رودررو پیگیری می کنند.

در بعضی از سازمان‌ها دیده می‌شود کارمندان یک سازمان به دلیل دید سنتی که در پیگیری امور دارند به سیستم اتوماسیون اداری اعتماد نمی‌کنند و همچنان نامه‌ها و درخواست‌هایشان را بصورت رودررو پیگیری می‌کنند.در این سازمان‌ها مدیران سازمان باید از نرم‌افزار اتوماسیون حمایت نمایند و سایر کاربران را مجاب به استفاده از سیستم نمایند. متأسفانه در برخی از سازمان‌ها به دلیل عدم‌حمایت مدیران عملیاتی سازی اتوماسیون به شکست می‌انجامد.

مشکلات سخت‌افزار و بستر شبکه و اینترنت :

عدم استفاده از سخت‌افزار مناسب و بستر شبکه درون‌سازمانی و اطلاع‌رسانی ناقص از طرف شرکت‌های ارائه‌کننده نرم‌افزار و همچنین مشکلات ناشی از ارائه‌کنندگان بستر اینترنت در کشور ازجمله چالش‌هایی است که می‌تواند عملیاتی سازی اتوماسیون را در سازمان دچار مشکل سازد.

استفاده از سخت افزارهای نامناسب و نداشتن شبکه های درون سازمانی ، عدم اطلاع رسانی کامل شرکت های ارائه دهنده ی نرم افزار و همچنین مشکل در ارائه اینترنت کشور ، همه ی اینها از آن دسته مشکلاتی هستند که عملیاتی سازی اتوماسیون را تحت تاثیر قرار می دهند.

امیدواریم این مقاله برای شما مفید بوده باشد، شما را دعوت میکنیم که ار سری نرم افزارهای تحت وب سانیار طراحی و توسعه شرکت ایده آفرین که اولین سری نرم افزاری تحت وب در حوزه مدیریت خدمات پس از فروش ، گارانتی و تعمیرات در ایران را تولید نموده دیدن فرمایید،  نرم افزار خدمات پس از فروش سانیار تحت وب  -  نرم افزار مدیریت گارانتی سانیار تحت وب  -  نرم افزار مدیریت تعمیرات تحت وب

با خواندن مقالات زیر نیز می توانید با سیستم کلی اتوماسیون اداری آشنا شوید:

نرم افزار اتوماسیون اداری چیست ؟

تاثیرات اتوماسیون اداری بر یک سازمان

اتوماسیون اداری تحت وب