چرا باید از نرم افزار اتوماسیون کسب و کار (اداری) استفاده کنیم؟

به عبارتی دیگر نرم افزار اتوماسیون یک رویکرد نوآورانه برای دستیابی به فرآیندهای کسب وکار حیاتی است ، اما اتوماسیون چگونه کار می کند و چه ویژگی هایی دارد؟ با ما همراه باشید.

"تیم"  به عنوان یک مدیر بازاریابی برای یک تولید کننده بزرگ موتور تلاش می کرد. او تنها چند هفته بود که در نقش جدید خود قرار گرفته بود، اما پیش از این متوجه شده بود که شخص قبلی چگونه کار را ترک کرده است.

او یک ایمیل از دوستش که برنامه بازاریابی ایمیل (ایمیل مارکتینگ) را رهبری می کرد دریافت کرد که از او خواستار  تایید یک کمپین شده بود  به این صورت که "تیم" باید طبق یک زنجیره ی ایمیل از بسیاری از نسخه ها،ویرایش ها،اصلاحات و پیشنهادات کار خود را ادامه دهد که نمی داند تابحال چند نفر از آن  ایمیل ها استفاده کرده اند. در آخرین جلسه مدیریتی "تیم" از فروش ها بسیار ناراحت و کم امید بود به دلیل اینکه ایمیل ها اطلاعات قیمت گذاری که از نسخه قبلی بروزرسانی نشده بودند را در برداشت.

در یک جلسه ی چند نفره او خواستار بروزرسانی وضعیت و اطلاع از روند کارها از کمپین جسجتوگرها شد، همه به یکدیگر نگاه می کردند ، اریک گفت : من منتظر پائولا بودم تا بودجه را تایید کنم. کارن گفت:او قبلا بودجه را تایید کرده است ، آیا شما در آن ایمیل نیستید؟

اریک گفت:من فکر می کنم ما هنوز به ویرایش و اصلاحات احتیاج داریم.چه کسی این کار را انجام می دهد کارن؟ هیچکس صحبتی نکرد.

وضعیت "تیم" با دیگر مدیران کسب و کار تفاوتی ندارد.به نظر می رسد که همه چیز به طور ساده مسیر خود را دنبال می کند اما ارتباطات شکسته می شود و هیچکس نمی خواهد پاسخگو باشد.

برای بسیاری از مدیران کسب و کار نرم افزار اتوماسیون اداری می تواند پاسخ مناسبی باشد که آنها دنبالشان هستند.

تاثیرات جنبشی استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری

به طور کلی اتوماسیون برای بهبود بخشیدن به کسب و کار و ساده کردن زندگی انسانی می باشد. سازمان هایی که از اتوماسیون اداری استفاده می کنند هزینه ها را کاهش داده و زمان را ذخیره می کنند در نتیجه نیروی کار دستی را کنار گذاشته و برای حل مشکلات هوشمندانه تر عمل می کنند. آنها با استفاده از رباتهای ماشینی وظایف را انجام می دهند و با این کار شانس خطاهای انسانی نیز از بین می رود.

نرم افزار اتوماسیون اداری همانند یک ماشین توپ نَورد است که اجازه می دهد تا وظایف تکراری خود را بدون فشار اضافی انجام دهد.مزایای گسترده ای از اتوماسیون اداری وجود دارد اما ما در اینجا 5 عدد از بهترین آنها را گردآوری نموده ایم.

1-ارتباط ساده - Streamline communication

ایمیل، یادداشت های چسبنده ، مکالمه ها و ... ، راه خوبی برای بحث در مورد وظایف هستند، اما برای همکاری سازمانی وحشتناک است.

یک گردش کاری اتوماتیک، سازمان شما را قادر می سازد تا با یکدیگر درمورد گردشهای کاری در کنار یکدیگر قرار گیرند و کارها را به سادگی انجام دهند. نرم افزار اتوماسیون به شما یک داشبورد بصری ارائه می دهد تا بتوانید تمامی درخواست ها را مشاهده کنید همچنین هر آیتمی که در حال پیشرفت می باشد و خط ارتباطی خود را دارد، در نتیجه تمامی مکالمات شما در جای درست ثبت می شود.

این به این معنی نیست که ارتباط بیشتری بر اساس زنجیره های ایمیل داشته باشید. در عوض، با گذشت زمان،  یک ایمیل را بررسی می کنید، دقیقا می دانید چه کسی آن را پیش از آن دیده است و هدف اصلی این کمپین چیست.

2- اجرای پاسخگویی Enforce accountability -

زمانی که شما گردش کاری خود را به صورت اتوماتیک در می آورید،برای هر مرحله از فرآیند کارتان یک مالک ایجاد می کنید. شروع،تصویب،رد و وظایف ورودی به یک شخص اختصاص می یابد و آن متعحد می شود که اقدام کند.

فعال کردن این سطح شفافیت اطلاعات در کسب و کار شما برای افراد و تیمتان مسئولیت پاسخگویی به همه سهامداران را برعهده می گیرد.

در نتیجه اتوماسیون اداری به کسب و کار شما کمک خواهد کرد که شما مشخص کنید چه وظایفی طولانی ترین زمان را می برد و یا در چه زمانی یک کار بیشترین مشکل را دارد.

پس از انجام کارها با نرم افزار اتوماسیون اداری دیگر نیازی نیست که "تیم" بپرسد چه کسی این کار را انجام می دهد؟ پس از این همه می دانند چه کسی مسئول یک کار است و واضح و مشخص است که یک وظیفه چه زمانی به درستی انجام شده و کامل و آماده است.

یک سیستم مدیریت گردش کار به شما اجازه می دهد تا در آینده تصمیمات آگاهانه ای برای رفع کمبودهای سیستم کاری خود، پیاده سازی فرآیندهای بهتر و برآورد کردن حجم کار بدست آورید.

3- به حداقل رساندن هزینه ها و خطاهای دستی - Minimize costs and manual errors

با تعویض کردن خطاهای انسانی با دقت یک ماشین ، هزینه های گرانقیمت مربوط به اشتباهات و خطاها را کنار گذاشته ،  همچنین پرداخت های ناگهانی، تایید فروش های آهسته و پرداخت برای کالاهای دریافت نشده که هزینه های گرانی هستند را دور میریزید. نرم افزار اتوماسیون همچنین می تواند هزینه های کارهای اداری را نیز کاهش دهد.

یک سیستم اتوماتیک اجازه می دهد تا مجموعه خطاهای خود را کم کرده و اطمینان حاصل کنید که نسخه ای که با ایمیل به صورت دستی در مرحله ی آخر ارسال می کنید  درست و بدون مشکل باشد.

4- نگهداشتن یک تب در فرآیندهای کسب و کار - Keep a tab on your business processes

 یک سیستم اتوماتیک نه تنها به شما اجازه می دهد که وضعیت هر مورد خاصی را مشاهده کنید، بلکه چشم اندازی از کل سیستم در اختیارتان قرار می دهد.

فرض کنید که شما می توانید در عرض چندماه چه کاری با سیستم اتوماتیک انجام دهید؟!

 با یک ابزار گردش کار اتوماتیک می توانید پیگیری کنید که تعداد درخواست ها چه تعداد مورد تایید و چه تعداد رد شده اند ، همچنین زمان صرف شده ­­­­­­­برای هر وظیفه و اینکه چه  کسی طولانی ترین کار را انجام داده نیز قابل مشاهده است و...

با استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری دیگر "تیم" نباید خواستار وضعیت کمپین های جستجو شود. او فورا می تواند یک گزارش ارائه دهد که وضعیت هرمورد را در هر زمان نشان می دهد.در نتیجه به جای آنکه کسی را برای سرزنش پیدا کند ، می تواند جلسات تیمی تشکیل دهد و برای انجام کارها درمورد استراتژی های جدید صحبت کند.

5- ایجاد یک سلسله مراتب بارز و روشن - Establish a clear approval hierarchy

زمانی که یک گردش کاری سفارشی ایجاد می کنید، بدون توجه به ساختار گردش می توانید مسئولیت های تایید را به هرشخصی در سازمان اعطا کنید. یک سرپرست مشغول نیازی ندارد که در مورد هر وظیفه بداند(مگر آنکه ترجیح خودش باشد)

و شما نیز قبل از هر جلسه مجبور به تصویب پروژه نیستید.

"تیم" تمایلی ندارد که در هر کمپینی که در آن شرکت می کند مشارکت کند اما همیشه دلش می خواهد تغییرات و اصلاحات خود را قبل از هرچیز ببیند.

 او می تواند برای راه اندازی سلسله مراتب ها از یک فرآیند کسب و کار استفاده کند و مطمئن شود که افراد قبل از اینکه همه چیز از بین بروند آن را ببینند.

چرا اتوماسیون اداری را همین امروز امتحان نمی کنید؟ هیچ چیز برای از دست دادن وجود ندارد.

امیدواریم این مقاله برای شما مفید بوده باشد، شما را دعوت میکنیم که ار سری نرم افزارهای تحت وب سانیار طراحی و توسعه شرکت ایده آفرین که اولین سری نرم افزاری تحت وب در حوزه مدیریت خدمات پس از فروش ، گارانتی و تعمیرات در ایران را تولید نموده دیدن فرمایید،  نرم افزار خدمات پس از فروش سانیار تحت وب  -  نرم افزار مدیریت گارانتی سانیار تحت وب  -  نرم افزار مدیریت تعمیرات تحت وب