نرم افزار اتوماسیون اداری چیست ؟

تعریف نرم‌ افزار اتوماسیون اداری و کاربرد آن 

واژه ی اتوماسیون  Automation در واقع تركيبي است از دو كلمه automatic و operation به معني اجرای فرآیند بدون دخالت مستقیم عامل انسانی  یا به معنی خودکار شدن و ماشینی شدن عملیات می باشد.

نرم‌افزارهای اتوماسیون نیز از آن دسته نرم افزارها هستند که که فرآیندها و عملکردهای اداری ، تجاری ، مالی و ... را مدیریت می کنند. با توسعه جوامع و بیشتر شدن ارتباطات ، کارها و دستورها بین سازمان ها در چرخه ی کاری ، نگهداری از طلاعات اداری به صورت کتبی و دسترسی آسان کاربران به آنها کار بسیار سخت و دشواری شده است.از این رو برای سهولت کارها در جهت کاهش پیچیدگی آن ، سیستم و چهارچوبی طراحی شده است که به عنوان نرم‌افزارهای اتوماسیون نام برده می شود.

تاریخچه و چگونگی پیدایش نرم افزارهای اتوماسیون اداری

در عصر جدید سیستم های اداری همان سیستم های جهانی هستند که کار اصلی آنها برقراری ارتباط و بهبود آن است. با توسعه یافتن ارتباطات و گسترش روش های جدید ارتباطی ، در تمامی امورزندگی افراد شبکه های ارتباطی نقشی پیدا کرده اند.همچنین با توسعه یافتن ارتباطات تجاری، شرکت ها و سازمانها برای از دست ندادن منابع خود به فکر ایجاد سیسم هایی افتادند تا بتوانند از اطلاعات خود نهایت استفاده را در جهت پردازش آنها و عرضه آن به مشتریان ببرند.

هنگامی که در دهه 1960 فعالیت های اداری و بازرگانی سازمان ها ، شرکت ها و ... رو به توسعه و پیشرفت می گذشت کمبود یک سیستم اداری که بتواند حجم زیادی از اطلاعات را ذخیره و نگهداری کند به شدت احساس می شد.در دهه 1970 نیز با افزایش 90 درصدی کارائی کارخانه ها ، کارائی سیستم های اداری فقط 4 درصد افزایش پیدا کرد و همین گزارش ها نشان دهنده ی این بود که هزینه های امور اداری حدود 40درصد افزایش یافته است اما این کافی نبود ، باید سیستم هایی طراحی میشد که بتوان کارایی سیستم های اداری را نیز افزایش داد.

امتیازاتی که اتوماسیون اداری به همراه خود داشت

در صورتی که نرم افزار اتوماسیون اداری به صورت کامل و درست پیاده سازی و طراحی شود می تواند نتایج بسیار خوب و مطلوبی را ارائه دهد ، از جمله:

فرصتی برای آشنایی و استفاده از سیستم های اتوماسیون

کاهش هزینه های اضافی و صرفه جویی در زمان

قابلیت انجام دادن کارهای اداری توسط مدیران و کارشناسان در خارج از محل کار

جلوگیری از ثبت اطلاعات تکراری و ثبت آن در چند محل

نگهداری پیشینه عملیات در حجم کمتر و امنیت بیشتر و مراجعه ‎ی آسان

دسترسی آسان و راحت به سندهای سازمان بدون نیاز به مسئول بایگانی دفتر

ایجاد شفاف ‎سازی در مراحل چرخش اسناد

امکان گزارش گیری از اطلاعات به شکل نمودار ، داشبوردهای مدیریتی و ...

قابلیت دنبال کردن نحوه کارها در هر زمان و مکان و مطلع شدن از کارهای تاخیر یافته

قابلیت نظارت دقیق تر بر نقل و انتقال اطلاعات و مکاتبات دسته بندی شده

سهولت و سرعت گردش مکاتبات

صرفه جویی در مصرف کاغذ

سیستم اتوماسیون اداری  

سیستمهای اطلاعاتی، سیستمهای ساختار یافته و ابزارهای مناسبی هستند که اطلاعات را صحیح و به طور خلاصه شده در زمان مناسب به تصمیم گیرندگان سازمان عرضه کرده و امکان تصمیم گیری صحیح و دقیق را برای مدیران سازمان فراهم می آورد.

سیستم اتوماسیون اداری یک سیستم اطلاعاتیست که کار اصلی آن ایجاد ارتباط و بهبود ارتباطات سازمانی می باشد واین امر  بهره گیری از  ازتجهیزات الکترونیکی و نرم افزاری درفعالیتهای اداری ، موجب افزایش کارایی سازمان ، کاهش هزینه ها، افزایش سرعت و دقت در انجام امور و صرفه جویی قابل ملاحظه ای در زمان نیروی انسانی و نیز واجبات مصرفی اداری میشود.به عبارتی دیگر می توان گفت اتوماسیون اداری بکارگیری مجموعه ای از ابزارها و تجهیزات مختلف سخت افزاری،نرم افزاری به صورت همزمان برای آسانتر شدن فعالیت های اداری است.

برای راه اندازی سیستم اتوماسیون اداری درسازمان باید از از یک نرم افزار مطلوب و کاربردی بهره برد که با استفاده از آن می توان تمام ملزومات نیازهای اداری واحدهای مختلف یک سازمان را به صورت مکانیزه انجام داد .

در طی سال های اخیر است روند استفاده از نرم افزارهای اتوماسیون اداری درکشورمان رشد چشمگیری داشته و لازم است مدیرانی که تمایل به اتوماسیون کردن سازمان خود به بهترین شکل را دارند به صورت کامل و دقیق قابلیتهای نرم افزارهای اتوماسیون اداری مطرح موجود در بازار را بشناسند و با یک انتخاب درست و به جا به سمت به رشد و پیشرفت سازمان خود حرکت کنند.

با خواندن مقالت زیر نیز می توانید با انواع ویژگی های اتوماسیون اداری و تاثیرات آن آشنا شوید:

ویژگی های نرم افزار اتوماسیون اداری

تاثیرات اتوماسیون اداری بر یک سازمان

اتوماسیون اداری تحت وب