مقایسه مدیریت کسب و کار (BPM) و اتوماسیون کسب و کار (BPA)

اتوماسیون فرآیند کسب و کار رویکردی است که سازمانها وظایف بسیاری از فرآیندهای تکراری را به عنوان سیستم ها بجای انسانها ، به منظور بهبود بهره وری،کاهش هزینه و کاهش کارهای کاغذی بکار می گیرند. این یک زیر مجموعه از رشته ی بزرگتر مدیریت کسب و کار است که شامل مدیریت فرآیندهای سازمانی پیچیده نیز از طریق ترکیبی از روش های مختلف می شود.

علاوه بر این ، اتوماسیون اداری کمک می کند تا وظایفی که به صورت دستی و پیچیده انجام می شوند ساده تر شود، همچنین یک برنامه مناسب از اتوماسیون اداری در کسب و کار; موجب کاهش هزینه ها،مدیریت اطلاعات و تنظیم فرآیندهای آن،نظارت بر فرآیندها در زمان واقعی و درست  واستفاده از منابع با دقت بیشتر می شود. استفاده از مزایای دراز مدت از ابزار اتوماسیون اداری باعث افزایش بهره وری و ثبات در فرآیندها می شود.

اتوماسیون فرآیند کسب و کار Business Process Automation(BPA) در مقایسه با مدیریت فرآیند کسب و کار Business Process Management (BPM)

اتوماسیون فرآیند کسب و کار((BPA را می توان توسط آنچه که  اتوماسیون مدیریت کسب و کارعملا می سازد بهتر درک کرد. اتوماسیون BPA یک رویکرد در تنظیمات BPM است که تمرکز بر فعالیت های خاصی در میان مجموعه ای از فعالیت های اتوماسیون کسب و کار را دارد.

مدیریت فرآیندهای کسب و کار یک اصطلاح همه جانبه برای نشان دادن برنامه ریزی، اجرا و کنترل چندین فرآیند کسب و کار است که به صورت جداگانه یا در ترکیب با یکدیگر اتفاق می افتد. از سوی دیگر اتوماسیون فرایند کسب و کار فقط می تواند به یکی از این فرآیندها محدود شود.

به عبارت دیگر ، BPM مسئول مدیریت همزمان فرآیندهای شرکتی مانند پردازش مالی، بازپرداخت ادعاهای فروشندگان و ... است. در زمینه فوق، محدوده BPA میتواند محدود به خودکار سازی وظایف برای پردازش مالی باشد .

BPM می تواند انواع مختلفی از نرم افزار BPM یا حتی منابع دستی را برای رسیدن به اهدافش بکار گیرد، در حالی که BPA معمولا به کاهش مداخلات دستی و صرفا مانند یک نرم افزار خودکار کار میکند.

موارد استفاده از اتوماسیون فرآیند کسب و کار

نرم افزار اتوماسیون به عنوان ترافیک گردش کار برای فرآیندهای مختلف در سراسر بخش ها در یک سازمان مانند: منابع انسانی،فروش،مالی،مدیریت،عملیات،فناوری اطلاعات و ... استفاده می شود.این کار وظایف پردازش دستی را که معمولا منجر به تاخیرهای غیر ضروری و خطاهای اجتناب ناپذیر انسان  می شود را برطرف می کند.

نرم افزار اتوماسیون  اغلب برای وظایف سازمانی که در طبیعت تکراری هستند و به دخالت انسانی در سطح عمیق نیاز ندارد، استفاده می شود. به عنوان مثال یک کارمند را در نظر بگیرید که بخواهد همه ی این وظایف را انجام دهد ، این کار می تواند برای پرسنل منابع انسانی یک سازمان کارِ دشواری باشد; به ویژه اگر کار در مورد پرونده های فیزیکی باشد. شخص در سازمان ممکن است همزمان چندین کارگر داشته باشد و یا هماهنگی و فیلرینگ پرونده های فیزیکی کاری بسیار سخت و در حجم بالا نشدنی می باشد.

 اتوماسیون می تواند به راحتی بر این چالش ها غلبه کند و تمام پروسه را کاهش دهد و بدون هیچ مشکلی خطاها را ساده کند. سازمان ابتدا باید یک محیط سازنده را برای اعمال اتوماسیون به روند کاری ایجاد کند، مانند نگه داشتن فایل های دیجیتال و اطلاعات اشخاص وارد شده در همان مکان ، بنابراین لازم نیست برای هر بخش نرم افزار جداگانه ای تعبیه شود .این باعث می شود ایستگاه کاری یا شبکه تنظیم شده همراه با اطلاعات مهمی در اختیار شما قرار گیرد. یاداوری کارهای ما به صورت اتوماتیک میتواند بسیاری از مشکلاتمان را حل کند که این امر با نرم افزار اتوماسیون اداری مقدور می باشد.

میزبان بخش های دیگر می تواند اتوماسیون کسب و کار را به فرآیندی برای خود جهت چرخه های فرآیندهای پیچیده تبدیل کنند.اتوماسیون می تواند خدمات را افزایش دهد ، مدیریت موجودی را بهبود بخشد، دستورات صورتحساب را مدیریت کند و زبانه تامین زنجیره را نگهدارد.

نرم افزار اتوماسیون می تواند همه چیز را ثابت کند

اتوماسیون می تواند مقدار زیادی از زمان و سرمایه شرکت را برای راه اندازی به صرفه کند و ممکن است راه حلی مناسب برای مشکلات سازمانی باشد.علاوه بر این اتوماسیون می تواند برای یک فرآیند که نیازمند راه حل خودکار نیست،به جای یک دارایی یک وظیفه غیر ضروری باشد.

نقش مهمی که نرم افزار اتوماسیون کسب و کار در بهینه سازی جریان های کار سازمان می تواند ایفا کند ساده کردن فرآیندهای پیچیده می باشد.همچنین نرم افزار اتوماسیون در یک رویکرد می تواند نشان دهد که در یک سازمان ضایعات زمان و منابع وجود دارد.

هر اتوماسیون ملزم به تغییر در فرآیندهای سازمانی و مدیریتی موجود می باشد،که می تواند اولویت های تجاری شرکت را تحریک کند.علاوه بر این، BPA نیاز به فرایند تضمین کیفیت (QA)  (quality assurance)دارد تا اطمینان حاصل شود که نتایج مورد انتظار از اتوماسیون ، فراتر از فرایندهای دستی که قبلا وجود داشته می باشد.پیاده سازی QA علاوه بر سرمایه گذاری در زمینه اتوماسیون ، نیاز به زمان و منابع زیادی دارد.

اتوماسیون فرآیند کسب و کار (BPA) و بهبود فرایند کسب و کار (BPI)

BPA غالبا با (BPI(Business Process Improvement که رویکردی تحت نظم گسترده BPM می باشد اشتباه گرفته می شود. در حالی که کاربرد آن کسبِ کارایی است و به رویکرد خودکارسازی فرآیندهای سازمانی می پردازد همچنین یکی دیگر از کاربردهای آن کاربردِ تجاریِ سیستماتیک است که بر طراحی مجدد فرآیند برای کاهش هزینه و زمان و بهبود فرآیند تمرکز دارد.

بهبود فرآیند در برنامه می تواند با استفاده از یک نرم افزار اتوماسیون کسب و کار  به دست آید و نتایج مورد نظر را به دست آورد. رویکرد عمل گرای BPI میتواند تقریبا دو برابر افزایش بهره وری از BPA باشد. اما هنگامی که با هم باشند، دو برنامه می توانند بهره وری بسیار بالاتر از بازده تکی خود را نشان دهند.

امیدواریم این مقاله برای شما مفید بوده باشد، شما را دعوت میکنیم که ار سری نرم افزارهای تحت وب سانیار طراحی و توسعه شرکت ایده آفرین که اولین سری نرم افزاری تحت وب در حوزه مدیریت خدمات پس از فروش ، گارانتی و تعمیرات در ایران را تولید نموده دیدن فرمایید،  نرم افزار خدمات پس از فروش سانیار تحت وب  -  نرم افزار مدیریت گارانتی سانیار تحت وب  -  نرم افزار مدیریت تعمیرات تحت وب

مقالات مرتبط را نیز مطالعه کنید:

نرم افزار اتوماسیون اداری چیست ؟

ویژگی های نرم افزار اتوماسیون اداری

اتوماسیون اداری تحت وب

چرا باید از نرم افزار اتوماسیون کسب و کار (اداری) استفاده کنیم؟

تاثیرات اتوماسیون اداری بر یک سازمان