6 نکته مورد توجه در اتوماسیون برای کسب و کارهای کوچک

کسب و کارهای کوچک و متوسط (SMBs) بخش بزرگی از استفاده کنندگان نرم افزارهای اتوماسیون  را تشکیل می دهند.کسب و کارهای کوچک با استفاده از یک نرم افزار اتوماسیون مناسب میزان بازدهی و سود خود را به طرز چشم گیری افزایش می دهند

شاید در برخی موارد به نظر برسد که یک کسب و کار باید حتما به اندازه کافی بزرگ باشد تا از نرم افزار اتوماسیون استفاده کند!!! اما به صورت قاطع میتوان گفت که این دیدگاه کاملا اشتباه است ... . برای رشد و بهره برداری مناسب از یک کسب و کار نیاز به یک نرم افزار اتوماسیون است ،در واقع با توجه به شرایط حاکم بر دنیا هر کسب و کاری به هر اندازه هم که کوچک باشد اگر قصد پیشرفت را داشته باشد در همین مرحله نیاز به استفاده از یک سیستم اتوماسیون را دارد.

 در اینجا یک گزارش سریع در مورد هفت فرایند برتر  که SMB ها دوست دارند به طور خودکار و با دقت بیشتر انجام شود را مطالعه خواهید کرد.

کارمند انبار

کارکنان ارزشمند ترین دارایی ها برای هر سازمان و رضایت کارکنان تاثیر قابل توجهی بر رشد سازمان ها دارد، به همین دلیل است که سازمانها تلاش می کنند تا فرایند کارها را به سادگی امکان پذیر سازند. انبارداری می تواند آگاهانه و آهسته و دشوار باشد. با خودکار سازی فرآیند انبار می توان به تداوم و سهولت کار انبار داری کمک بسزایی نمود.

با اتوماتیک کردن این روند، SMB ها می توانند به دور از پر کردن فرم های تکراری نتیجه مطلوبتری را بدست آورند . با اتوماسیون، شما می توانید روند انبارداری را سریعتر کنید و کارایی بسیار بیشتری داشته باشید ،همچنین  کارمند جدید ،که تازه وارد سیستم کاری میشوند ،می تواند در طول زمان کمتر کارهای خود را با سرعت  بیشتری اجرا کند.

نتیجه کلی در این فرایند خاص کاهش زمان ،افزایش دقت ،کاهش هزینه های جانبی و رضایت بیشتر کارمندان خواهد بود.

درخواست مرخصی و تعطیلات

مردم دوست دارند در وقت خود صرفه جویی کنند، اما در حقیقت فرآیند کسب و کار شما از شما می خواهد که از تعطیلات و رفتن به کنار دریا دور باشید.

این فرایند اتوماتیک اجازه می دهد تا متقاضی، مدیر و تیم به طور همزمان با هم بدون فرم های کاغذی و یا ایمیل های مزاحم کار کنند و فرآیند را به چالش بکشند بدون آنکه  نیاز به کشتن زمان و درگیری کامل  نیرو باشد.

بسیاری از SMB ها(کسب و کارهای کوچک) از برنامه اتوماسیون به عنوان سکویی جهت ایجاد زمانی برای استراحت استفاده میکنند.

در مورد یک کسب کار کوچک و یا متوسط ،نداشتن وقت کافی برای مدیران و کارمندان جهت استراحت و پرداختن به امور شخصی بسیار طبیعی است ; با استفاده از یک نرم افزار اتوماسیون مناسب مدیران و یا کارمندان  میتوانند برخی کارها را از راه دور کنترل و یا انجام دهند در نتیجه وقت بیشتری برای استراحت و تمرکز روی سایر امور خواهند داشت.

سفارش خرید و میزن فروش

سفارش خرید و میزان فروش ضربان قلب اکثر SMB ها است. یک عدد ساده و یک قطعه کاغذ که باعث تضمین فرایندهای شما می شود.روند سفارش و فروش میتواند به طرز باورنکردنی خشته کننده و طاقت فرسا باشد ،به ویژه هنگامی که درخواست های زیادی برای ارائه محصولات یا خدمات خود داشته باشید. فرم های دستی موجب بی خبری زندگی تیم مالی می شود.

اتوماسیون مناسب برای یک کسب و کار متوسط یا کوچک ،میتواند رون فروش SMB را بسیار ساده و لذت بخش کند.

استفاده از نرم افزار اتوماسیون در فرایند فروش موجب کاهش چشمگیر هزینه ها ،افزایش رضایتمندی مشترین و دقت بیشتر در فرایند فروش میشود.

درخواست خدمات

مدت کوتاهی پس از ارائه خدمات مناسب به مشتریان حجم زیادی از درخواستهای خرید و خدمات وارد کار میشود که اتفاقی بزرگ است و هر کسب و کاری باید آماده مواجه شدن با آن را داشته باشد.تمامی بخش های یک کسب و کار کوچک و یا متوسط زحمت زیادی برای رسیدن به این حجم درخواست و مشتری کشیده اند.چرا باید در این مرحله با تکیه بر فرم های کاغذی و روندهای اداری طولانی موجب نارضایتی مشتریان و زیان های مالی شوید؟

تمامی کسب و کارها میتوانند در این فرایند ،مانند دیگر SMB ها که اتوماسیون خود را در فرآیند درخواست خرید و خدمات  به ارمغان آورده اند و تمام گرایشات کاغذی را حذف کرده اند ،موفقیت بزرگی را در این مرحله برای خود ایجاد کنند.

تصویب هزینه

تصویب هزینه ها یکی از فرآیندهای ضروری و وقت گیر برای یک سازمان است. در چنین مواردی روال یک گردش کار دستی این است که بازپرداخت هزینه را به یک دردسر بزرگ تبدیل کند که تمام بخش های کسب و کار را ائم از مدیران ،مدیران میانی ،کارمندان و ... را به چالش بکشد.

در یک نرم افزار اتوماسیون مناسب  ، درخواست کننده به صورت دیجیتالی تمام صورتحساب ها را ارائه میدهد، ودر بخش دیگر تایید یا عدم تایید هزینه ها انجام می شود و برای بازپرداخت به تیم مالی ارجاع داده میشود. خودکار سازی فرایند تصویب هزینه  باعث بهبود سرعت و کارآیی فرآیند مالی می شود که در نهایت موجب صرفه جویی در زمان کارکنان ،افزایش دقت در روال کلی هزینه های هر کسب و کاری خواهد شد.

 پرداخت ها و مخارج

فرآیند تایید دستی پرداخت، به طور گسترده ای، یک روش پیچیده است و زمان بر است.

دریافت گزارشی کامل ،شفاف و قابل استناد از نیازهای هر کسب کاری میباشد.با وجود یک نرم افزار اتوماسیون تمامی مخارج مربوط به کسب کار در هر لحظه در اختیار مدیران قرار خواهد داشت.

تصمیمات هر SMB بسیار وابسته به گزارش مخارج آن می باشد این موضوع بدین معناست که اگر در ارائه این گزارشات اشتباهی وجود داشته باشد میتواند موجب خسارات جبران ناپذیری شود.افزایش دقت ، سرعت و حتی در مواردی ارائه پیشنهادات هوشمندانه از مزایای استفاده از نرم افزار اتوماسیون در این بخش می باشد.

و اما کلام آخر ...

تلاش برای حل مشکلات خود را با کمک اتوماسیون کسب و کار به انجام برسانید و به میزان بزرگی و یا کوچکی کسب و کار خود فکر نکیند چرا که هدف شما همواره پیشرفت است و یک نرم افزار اتواسیون مناسب شما را در رسیدن به هدف یاری میکند و سرعت پیشرفت شما را چندین برابر میکند ،با استفاده از یک اتوماسیون مناسب خواهید دید که به طرز باور نکردنی میزان سود شما بیشتر خواهد شد.

امیدواریم این مقاله برای شما مفید بوده باشد، شما را دعوت میکنیم که ار سری نرم افزارهای تحت وب سانیار طراحی و توسعه شرکت ایده آفرین که اولین سری نرم افزاری تحت وب در حوزه مدیریت خدمات پس از فروش ، گارانتی و تعمیرات در ایران را تولید نموده دیدن فرمایید،  نرم افزار خدمات پس از فروش سانیار تحت وب  -  نرم افزار مدیریت گارانتی سانیار تحت وب  -  نرم افزار مدیریت تعمیرات تحت وب