تاثیرات اتوماسیون اداری بر یک سازمان

اگر مقالات اتوماسیون اداری و ویژگی های آن را مطالعه کرده باشید شاید سوال های دیگری هم در رابطه با این نرم افزار در ذهنتان نقش بسته باشد.امروز در این مطلب تاثیرات اتوماسیون اداری بر یک سازمان را برای شما خواهیم گفت.

به طور کلی اتوماسیون اداری بر کارهای سازمان نقش بسزایی دارد و این امکان را به سازمان و همچنین کارکنان می دهد که بتوانند  با بهره گیری از امکانات و صرفه جویی در هزینه و زمان به راه کارهای مفید دست پیدا کنند.روش های سنتی و قدیمی جای خود را به راه حل های مکانیزه می دهند و سرعت گردش کارها افزایش می یابد.  بهره گیری از اتوماسیون اداری بر عواملی همچون کارایی، اثربخشی و منابع انسانی نیز تاثیر مستقیم دارد.

تاثیرات مثبت اتوماسیون اداری بر سازمان

با اتوماسیون اداری دیگر با کاغذ بازی خداحافظی کنید.دیگر لازم نیست از سلایق مدیران و کارشناسان استفاده کنید و جای آن را به فرآیندهای قابل تغییری بدهید که اتوماسیون اداری به شما تحویل می دهد.با یادگیری این فرآیندها مسئولیت و وظایف شما به سرعت و آسانی انجام شده و به جای پرونده های کاغذی داده های بانکی ایجاد می کنید که دسترسی و انتقال آنها راحت تر است، همچنین داده ای بانکی امنیتی چند برابر دارند.

آموزش کار با این سیستم جدید بایستی ابتدا به کارکنان آموزش داده شود. از آنجایی که با استفاده از این سیستم سرعت کارها بالا تر می رود و دسترسی به داده ها راحت تر است انگیزه کارکنان به مراتب بالاتر رفته و کارها با دقت بیشتری انجام می شوند. همچنین یادگیری کار با یک سیستم جدید برای هر کارمند مزیت و تخصصی مجزا حساب می شود و موجب اعتبار اجتماعیش در آینده خواهد شد. علاوه بر دسترسی راحت داده ها رابطه و وابستگی جغرافیایی سازمان ها کاهش پیدا می کند و با تحت وب بودن نرم افزار مسیر انتقال اطلاعات نیز کمتر می شود.

تاثیرات منفی اتوماسیون اداری بر سازمان

با ورود یک سیستم جدید به سازمان مقاومت برخی از کارکنان امری طبیعی است چرا که آنان تصور می کنند با جایگزینی یک سیستم پیشرفته به جای سیستم قدیمی کارهایشان پیچیده تر می شود و امکان دارد نتوانند با آن کنار بیایند یا یادگیری سختی داشته باشد و در نتیجه کار خود را از دست بدهند.اما اگر مدیران و کارشناسان سازمان بر این عقیده باشند که با وجود یک سیستم جدید سرعت کارهایشان افزایش پیدا خواهد کرد و در مصرف زمانشان صرفه جویی میشود ، این باور را به کارکنان خود نیز می توانند منتقل کنند.

بنابراین مقاومت کارکنان در براربر یادگیری سیستم و روند کار با آن را می توان به عنوان مهمترین تاثیر منفی سیستم اتوماسیون اداری نام برد. پس از مقابله و شکست این مقاومت ها می توان رشد و نظم سازمان را مشاهده کرد.

عده ای بر این باور اشتباه اند که با ورود یک سیستم اتوماسیون اداری تعداد کارمندان یک سازمان کاهش می یابد. در صورتی که با جایگیری سیستم اتوماسیون بهره گیری در سازمان افزایش یافته و از نظر اقتصادی رشد بسزایی خواهد داشت که این امر باعث توسعه سازمان شده و می تواند شعب خود را گسترش دهد ، در نتیجه باید افراد جدیدی را استخدام نماید.

امیدواریم این مقاله برای شما مفید بوده باشد، شما را دعوت میکنیم که ار سری نرم افزارهای تحت وب سانیار طراحی و توسعه شرکت ایده آفرین که اولین سری نرم افزاری تحت وب در حوزه مدیریت خدمات پس از فروش ، گارانتی و تعمیرات در ایران را تولید نموده دیدن فرمایید،  نرم افزار خدمات پس از فروش سانیار تحت وب  -  نرم افزار مدیریت گارانتی سانیار تحت وب  -  نرم افزار مدیریت تعمیرات تحت وب

مقالات مرتبط زیر را نیز مطالعه کنید:

ویژگی های نرم افزار اتوماسیون اداری

نرم افزار اتوماسیون اداری چیست ؟