سازمان های تجاری در این روزها در کسب و کار خود دیگر نمی توانند به فرآیندهای دستی تکیه کنند، چرا که وارد کردن اطلاعات با جزئیات زیاد، برقراری ارتباط با همکاران برای به دست آوردن اطلاعات ثبت شده،  مدیریت اطلاعات مشتریان، انجام فرآیندهای تیمی و ... به صورت دستی فرآیندهای بسیار زمانبری می باشند که می توان آنها را با استفاده از یک نرم افزار اتوماسیون داخلی مناسب بهبود بخشید .

چه زمانی کسب و کار من به نرم افزار اتوماسیون نیاز دارد؟!

پاسخ های متفاوتی می توان به این سوال داد که با زمینه کاری شما و فرآیندهای کسب و کارتان که درگیر آن ها هستید رابطه مستقیم دارد. به طور کلی در اینجا راه هایی هستند که شما دریابید چه زمانی نیاز به خودکارسازی کسب و کار خود برای بدست آوردن نتایج بهتر دارید.

ثبت و تکثیر داده های دستی: آیا کار شما به این شکل است که نیاز به ثبت اطلاعات مشتریان مانند شماره تلفن، آدرس ایمیل و سایر اطلاعات در مکان های مختلف دارید؟ خودکار سازی این فرآیندها کمک می کند که در حداقل زمان این کارها را انجام دهید و همچنین دیگر لازم نیست نگران اطلاعاتی که از دست داده اید باشید.

آیا فرآیند های شما به موقع انجام نمی شوند و به تاخیر می افتند؟! به این دلیل که کارها فراموش می شوند و یا برخی از کارکنان امکان ارتبط برقرار کردن با فرآیند شما و ادامه دادن آنرا ندارند؟

کمبود ارتباطات و نبود پیگیری ها نگرانی های عمده ای برای همه فرآیندهای تجاری است. هنگامی که این فرآیندها را به صورت اتوماتیک انجام می دهید دیگر نیازی به پیگیری با همکاران یا مشتریان خود ندارید، کار شما در زمان برنامه ریزی شده بدون تاخیر انجام می شود.

در اینجا پنج دلیل آورده ایم برای اینکه فرآیند کسب و کار شما باید به یک مدل نرم افزار اتوماسیون خودکار تغییر کند:

1- ساده سازی ارتباط در فرآیند کسب و کار:

هنگامی که یک نیرو به صورت دستی کارها را انجام دهد، باید ایمیل های متعدد و یادآوری هایی را ارسال کند و این کار  زمانبر را هر روز ادامه دهد. این گونه روند کاری زمان را می کشد و صرفه جویی در هزینه و منابع انسانی را غیرممکن می سازد. یک نرم افزار اتوماسیون می تواند تمام ارتباطات مربوطه و فرآیندها را به ساده ترین شکل و سریع ترین زمان برای تمام کارکنان انجام دهد. در هر زمان کارکنان می توانند برای هرگونه بی نظمی بررسی هایی را انجام دهند و برای رفع آن وارد از یکدیگر کمک بگیرند.

2- کاهش خطاهای پر خرج :

در هر عملیات تجاری وجود اتوماسیون الزامی است چون علاوه بر طولانی شدن پروسه های کاری، سطح دقت محدود انسان هم باعث بروز اشتباهات به ظاهر کوچک اما بالقوه برای کسب و کار شما می شود که بررسی و رفع آن ها هزینه بر است.

3- پاسخگویی تضمین شده

با نرم افزار اتوماسیون تمام تماس ها با مجموعه شما ثبت و رسیدگی به آن ها به کارمندان مربوطه ارجاع میشود. به این ترتیب شرح مراحل پاسخگویی و گردش کار، مشخص و قابل پیگیری است و با گزارشگیری از آن ها می توان به نقاط ضعف و قوت سیتم پی ببرید.

4- به حداقل رساندن هزینه های زمانی و ریالی و افزایش کارایی

به طور طبیعی یک سیستم گردش کار اتوماتیک خطاهای احتمالی را کاهش می دهد و به این ترتیب هزینه های ناشی از ناکارآمدی به حداقل می رسد. بنابراین با وجود به حداقل رساندن هزینه ها و افزایش کارایی پرسنل، صرف هزینه جهت تهیه نرم افزار اتوماسیون ارزشمندتر می شود.

5- توسعه بینش به تکامل فرآیند کسب و کار شما

هنگامی که کسب و کار به صورت خودکار انجام می شود، شما قادر خواهید بود که روند کاری کارکنان را به نحوی ساده تر و یکپارچه اجرا کنید. همچنین از آنجا که ارتباط کاری بین پرسنل و مدیریت این ارتباطات ساده شده است، می توانید بینش های عملی را برای آینده تجزیه و تحلیل کنید. این یکی از نکات برجسته اتوماسیون اتوماتیک گردش کار، در بهبود مدل کسب و کار شما است که به شما کمک می کند و به سازمان مزیت رقابتی می دهد.

در صورت مورد توجه بودن و استفاده از مطلب فوق  ،  لطفا در بازنشر آن از ما حمایت نمایید  و مطلب را با ذکر منبع درج کنید. چنانچه هرگونه سوال ، ابهام و یا نظر دیگری در این مورد دارید می توانید در قسمت دیدگاه همین مطلب با ما در میان بگذارید تا پاسخ گوی شما عزیزان باشیم.

منبع:visualcron